在香港公司转股（即股权转让）过程中，通常不需要董事亲自到场办理。相关手续主要通过文件签署和提交来完成，具体流程和要求如下：
一、香港公司转股的基本流程
签署转股文件
转让方（现有股东）与受让方（新股东）需签署股份转让协议（Instrument of Transfer）和买卖票据（Broker's Note）。
公司董事或秘书需签署董事会会议记录，批准股份转让并更新股东名册。
更新公司内部记录
公司需更新股东名册（Register of Members），注明股份变更详情。
若公司章程有特殊规定（如转让限制），需确保符合要求。
提交申报（如适用）
若公司已注册为《公司条例》第622章下的“有股本公司”，且转股涉及实益所有权变更，可能需向香港公司注册处提交ND2A/ND2B表格（申报权益变更）。
每年在周年申报表（NAR1） 中更新股东信息。
二、董事的角色与要求
文件签署而非到场
董事需签署批准转股的董事会决议，但可通过电子签名或邮寄方式完成，无需亲临现场。
若董事同时为股东或转让代理人，需参与签署转股协议。
特殊情况需注意
若公司章程规定转股需经董事会批准，董事需确保决议合法通过。
若转股涉及未成年人、破产或法律争议，可能需法律顾问介入