情况一：每个财政年度
私人公司须在其会计参照期结束后的9 个月内举行一次周年成员大会。

情况二：首个会计参照期
如果公司的会计参照期是首个会计参照期，而该参照期超过12 个月，须在成立的周年日后的9 个月内或该会计参照期结束后的3 个月内，举行一次周年成员大会。

情况三：缩短会计参照期
如果公司通过董事决议或根据公司注册处处长的通知，缩短其会计参照期，则须在缩短的会计参照期结束后的9 个月内或在该董事决议日期后的3 个月内，举行一次周年成员大会。两者以较迟者为准。

如果违反上述规定，该公司及每名责任人均属犯罪，可各处港币50,000 元的罚款。

当然，符合条件的香港公司亦可以免于召开周年成员大会，主要是：

（1）一人公司；或
（2） 公司75% 的成员同意，且其余25% 成员不反对而通过的特别决议。