在英美法下，公司秘书是一家公司（私人公司和公众组织）的高级职位，它并不是某个股东或者董事的私人秘书，而是为整个公司的法律合规服务，属于公司管理层（即所谓的“Officer”，成员或高级成员）。

不管是在美国、加拿大还是在香港、BVI，通常，公司秘书被叫做“Company Secretary”或“Secretary”，其主要是为公司的行政效率负责，特别是处理公司的法律合规和法定要求，并确保董事会决定能够有效实施。具体来看，公司秘书的日常职能包括：

• 维持公司的法定注册
• 更新公司注册在机构存档的记录
• 维持注册办公室
• 维持和保存公司记录，包括会计记录、日常文档记录
• 举行董事会议和组织召开成员/ 股东周年大会
• 代表公司与政府机构沟通

可以看出，尽管公司秘书有“秘书”二字，但它并不是普通意义上的“办事员”，更不是为领导端茶递水、打杂和安排行程的私人秘书。正是因为公司秘书的法定地位和特定职责，很多国家都明文规定，私人公司必须依法任命一个公司秘书，且该公司秘书一般为公司董事会成员。

香港公司须有一名公司秘书，可以是自然人，也可以是法人团体。如果是自然人，须常居于香港；如果是法人团体，其注册办事处须在香港，或须在香港设有营业地点。香港私人公司的董事，如果为该公司唯一董事，则不得兼任该公司的私人秘书。反过来，只有一个董事的私人公司的公司秘书，如果该私人公司是法人团体，其不可以同时兼任唯一董事。

如果香港公司没能遵从新《公司条例》的规定，该公司及其每名责任人均属犯罪，可各处第6 级共计港币100,000 元罚款。如有关罪行是持续的罪行，则可就该罪行持续时间每天各另处港币2,000元罚款。

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